Młodzi przedsiębiorcy mogą uważać, że zdobycie klienta jest rzeczą najtrudniejszą i pochłaniającą najwięcej czasu. Jednak ci doświadczeni wiedzą, że jego utrzymanie jest równie absorbujące – trzeba umieć się porozumieć, odgadnąć ciągle zmieniające się potrzeby i zaproponować optymalne rozwiązanie. Podstawą dobrej współpracy jest komunikacja – nie ważne czy klient znajduje się w tym samym mieście, czy przebywa zagranicą. Jak w takiej sytuacji efektywnie utrzymywać kontakt? Jakich narzędzi używać?
Jak komunikować się z klientem?
Najlepszym rozwiązaniem jest przydzielenie do danego klienta jednego opiekuna lub doradcy. To powinna być osoba, która ma doświadczenie w pracy z innymi ludźmi, cechuje się nienaganną kulturą osobistą oraz dobrze by znała przynajmniej w podstawowym stopniu branżę klienta. Wybór takiego specjalisty już może powodować, że kontrahent zostanie z nami na dłużej. Częstym błędem jest zmiana opiekuna – nowa osoba musi od nowa wdrażać się w relacje, jakie panują pomiędzy dwoma podmiotami i nauczyć się dotychczasowych ustaleń oraz trybu pracy, a ponadto nie wie jaki sposób dotarcia do partnera jest najlepszy oraz jakie zasady współpracy on preferuje.
Bardzo ważnym aspektem podtrzymywania relacji jest kontakt nie tylko wtedy, gdy nasza firma coś potrzebuje (np. chcemy zaproponować nowe rozwiązanie, produkt), ale także telefon, mail z pytaniem w czym jeszcze sami możemy pomóc. Tak postawione zapytanie powoduje, że klient wie, że o nim pamiętamy i chcemy dla niego jak najlepiej.
Jakich narzędzi używać?
Najlepszym sposobem są spotkania na żywo. Jednak wiemy, że w codziennej pracy nie da się każdego ustalenia przekazywać osobiście. Jednak kontakt face to face jest potrzebny chociaż kilka razy w roku – nawet jeśli klient znajduje się daleko. Całe szczęście, że obecnie przemieszczanie się jest łatwe i tanie. Najlepiej jest pofatygować do siedziby zainteresowanego – szczególnie, gdy mamy do podpisania kolejną umowę czy duże zlecenie.
Drugą formą komunikowania się są maile. Obecnie bardzo częsty sposób na porozumiewanie się. Pozwalają mieć wszystko na przysłowiowym papierze. Są także naszym zabezpieczeniem na wypadek jeśli któraś ze stron źle zrozumiałaby jakieś ustalenia. Maile można wydrukować, są też dobrym sposobem na potwierdzenie rozmów telefonicznych i informacji w nich zawartych.
Szybkim i wygodnym sposobem na rozmowę jest korzystanie z telefonów konferencyjnych. Przede wszystkim dlatego, że posiadają wysoką jakość dźwięku oraz pozwalają na udział w dyskusji kilku, a nawet kilkunastu rozmówcom jednocześnie. Możemy więc rozmawiać z klientem oraz opiekującymi się nim naszymi pracownikami. Telefony konferencyjne pozwalają na nagrywanie rozmów, a nawet przeprowadzenie wideokonferencji – można dzięki nim sprawnie przeprowadzić na przykład prezentację oferty. Powinny znajdować się w każdej salce konferencyjnej, jako niezbędny gadżet do porozumiewania się, gdyż potrafią „wyłapywać” głosy nawet z kilku metrów, co ma nielada znaczenie na różnego rodzaju zdalnych meetingach.
Utrzymywanie relacji z klientem nie jest rzeczą łatwą, jednak staje o wiele prostsze, gdy trzymamy się pewnych zasad, takich jak wzajemny szacunek i dbanie o wspólne interesy. Wymaga to posiadania odpowiednich zasobów, zarówno ludzkich jak i technologicznych. Na szczęście w dobie innowacyjnych technologii cyfrowych telefony konferencyjne czy wszelkiego rodzaju sprzęt elektroniczny do komunikacji zdalnej pozwala na niczym nieskrępowany kontakt na odległość nawet każdego dnia.