Działalność firmy związana z zakupami często obciążona jest dodatkowymi czynnościami związanymi z kontrolą dostaw oraz zapobieganiu niedoborom wynikającym z braku surowców na magazynie produkcyjnym.
Wsparcie zakupowe i rodzaje takiej pomocy
Outsourcing zakupów jest pojęciem, które zawiera w sobie zarówno tworzenie nowej strategii zakupów, jak i aktywne działania związane z podniesieniem efektywności dostaw. Wsparcie takie może mieć różny zakres w zależności od potrzeb firmy i specyfiki branży, w jakiej działa. Usługi takie świadczą podmioty zewnętrzne posiadające wykwalifikowaną kadrę doradców oraz współpracują z różnymi kontrahentami. Wparcie merytoryczne podczas podejmowania przez przedsiębiorcę decyzji o sposobach dokonywania bieżących zakupów zapewnia outsourcing operacyjny. W tym przypadku praca doradców polega na analizie aktualnego stanu oraz sprawdzeniu jakie zmiany można wprowadzić, aby usprawnić jakość dostaw. Szerszy zakres działań obejmuje strategiczny outsourcing zakupów. Analiza działań podmiotów w dłuższej perspektywie czasu tak, aby można było stworzyć indywidualny harmonogram i plan zakupów.
Zalety zlecania usług doradztwa zakupowego
Skuteczny outsourcing zakupów realnie wpływa na wyniki finansowe organizacji. Dzięki reorganizacji koszyka zamówień uzyskać można niższe ceny zakupu. Większe zamówienie jednorodnego wyrobu ułatwiają negocjacje handlowe. Mniejsza liczba dostawców to również ograniczenie pomyłek i ilości dostaw w roku kalendarzowym. Dzięki temu zmniejsza się również nakład pracy przy rozładunkach zamówionych materiałów i surowców. Wzrasta poziom efektywności zamówień, ponieważ spada ryzyko występowania pomyłek, a proces produkcyjne jest bezpieczny, ponieważ w magazynach fabrycznych jest stały poziom zapasów.
Wsparcie procesu zakupów to również wprowadzenie w firmie standardów dotyczących kontaktu z dostawcami. Firmy doradcze dostarczają gotowe dokumenty ofertowe zawierające instrukcje wytyczne oraz warunki korzystne dla odbiorcy. To również profesjonalne przygotowanie podmiotu do dokumentacji przetargowej tak, aby każdy zakup spełniał określone warunki zakładane w strategicznym planie zakupów w roku kalendarzowym.
Sieci dostawców i działania globalne
W celu skrócenia czasu potrzebnego na poszukiwanie dostawcy wiele firm doradczych posiada bazę sprawdzonych kontrahentów. Producenci tacy zawierają umowy długoterminowe, przez co mogą świadczyć usługi dla wielu podmiotów. W wielu wypadkach dzięki uwarunkowaniom lokalnym lub sezonowości produkcji istnieją korzystne promocje cenowe w przypadku zamawiania dostaw z wyprzedzeniem. Jeżeli przedsiębiorca zleci czynności zakupowe firmie zewnętrznej, to nie musi monitorować tego procesu a jedynie określić termin dostaw i potrzebny asortyment.