Przechowywanie dokumentacji w firmie a RODO

Z usług zewnętrznych firm, zajmujących się przechowywaniem dokumentów korzystają przedsiębiorstwa różnej wielkości i o różnym profilu działalności. Jedną z głównych zalet podjęcia współpracy z takim specjalistą jest pewność, że z największą precyzją przestrzegane są zasady RODO oraz obostrzenia prawne związane z bezpieczeństwem danych.

Przetwarzanie danych zgodne z RODO – jak zmieniło się podejście do ochrony dokumentacji firmowej?

RODO, czyli Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, określa zasady, których musi przestrzegać każda firma, w jakikolwiek sposób przetwarzająca dane osobowe. W praktyce jest to po prostu każde przedsiębiorstwo. Od kiedy rozporządzenie weszło w życie, ochronie podlegają nie tylko wrażliwe informacje z umów czy faktur. Przedsiębiorca musi dbać o właściwą „szczelność” systemów, tak aby nieuprawnione podmioty nie miały dostępu również do danych osobowych zawartych w mailingach, identyfikatorach klientów sklepów online, newsletterach itp.

Jedną z zasad, zawartych w RODO, jest minimalizacja przetwarzania danych. W praktyce oznacza to, że firma nie powinna gromadzić więcej informacji, niż rzeczywiście potrzebuje do przeprowadzenia niezbędnych procesów, które wynikają z umowy z klientem. Inną zasadą, o której również warto wiedzieć, jest konieczność niezwłocznego reagowania, jeśli dojdzie do jakiegokolwiek naruszenia bezpieczeństwa danych (administrator ma na to do 72 godzin od wydarzenia). Powyższe zapisy to tylko wybrane przykłady, ale dobrze obrazują, jak bardzo na skutek wprowadzenia rozporządzenia zmieniło się podejście do ochrony danych w firmie. Od tej pory, właściwie każdy proces, który obarczony jest jakąkolwiek możliwością naruszenia RODO, powinien być poddany analizie ryzyka. Jak takie zmiany wpłynęły na przechowywanie dokumentów w firmie?

  • Weryfikacja dotychczasowych zabezpieczeń

Oprócz wcześniejszej analizy ryzyka, przedsiębiorstwo winno sprawdzić również fizyczne i logiczne zabezpieczenia, które strzegą dostępu do dokumentów przechowywanych w firmie.

  • Rozważenie skorzystania z pomocy profesjonalistów

Jeśli przedsiębiorstwo nie jest przekonane co do jakości systemu zabezpieczeń w firmie, powinno rozważyć skorzystanie z usług, które takie bezpieczeństwo zwiększą.

RODO oczywiście nie narzuca konieczności współpracy z firmą, oferującą przechowywanie dokumentów w specjalnych archiwach. Przepisy prawne określają jednak kary, które grożą za nieprzestrzeganie RODO. Te mogą sięgać nawet 20 milionów euro lub 4% wartości rocznego obrotu. W niektórych przypadkach zdecydowanie warto więc rozważyć wariant współpracy z wyspecjalizowanym podmiotem.

RODO a działalność firm zajmujących się przechowywaniem dokumentów

Wcześniej wspomniane kary mogą czekać przedsiębiorcę, jeśli wykryte zostaną nieprawidłowości dotyczące zakresu powierzenia przetwarzania danych, niezgłoszenie naruszenia ochrony danych lub niewłaściwe zabezpieczenie danych osobowych. Ta ostatnia kwestia dość ściśle dotyczy przechowywania dokumentów firmowych. RODO określa, że niewłaściwe zabezpieczenia to takie, które nie uwzględniają aktualnego stanu wiedzy technicznej oraz nie biorą pod uwagę celów i zakresu przetwarzania danych. To przedsiębiorstwo odpowiada oczywiście za to, jak gromadzi dane. Jeśli chodzi natomiast o przechowywaniem dokumentów papierowych lub zapisanych na nośnikach elektronicznych, tutaj często opłaca się skorzystać z osób nie tylko bardziej doświadczonych, ale dysponujących też lepszą infrastrukturą.

Usługodawcy, który zawodowo zajmują się przechowywaniem dokumentów, doskonale znają obowiązujące przepisy oraz nieprzerwanie śledzą zmiany. To pozwala ich klientom całkowicie zrzucić z barków konieczność rozważania nowych zabezpieczeń i dopasowywania ich do aktualnych zmian legislacyjnych.

Jasne procedury firm takich jak Ekoakta i innych podmiotów profesjonalnie zarządzających dokumentami, pozwalają wykształcić restrykcyjne zasady dotyczące:

  • dostępu określonych pracowników do wydzielonych stref, w których przechowuje się dokumenty;
  • sposobów dopasowania zabezpieczeń do konkretnego rodzaju dokumentów;
  • określania optymalnych warunków (temperatura, wilgotność) do przechowywania dokumentów w formie papierowej i elektronicznej.

Na co jeszcze możemy liczyć, decydując się na przechowywanie dokumentów poza firmą?

Oferta większości takich specjalistów znacznie wykracza poza przechowywanie dokumentów. Oprócz tego oferują swoim klientom profesjonalną archiwizację. Proces ten jest kluczowy dla działania firmy, bo dzięki niemu przedsiębiorca może mieć precyzyjną wiedzę dotyczącą tego, jak powinien postępować z każdym rodzajem akt. Bez ich właściwego uporządkowania niemożliwe jest rzetelne dotrzymywanie okresów przetrzymywania dokumentów. Fachowa archiwizacja i przechowywanie to usługi, które, przeprowadzane razem, zapewniają bezpieczeństwo danych. Dodatkowo dobrze chroniona, kompletna i właściwie uporządkowana dokumentacja pozwala przedsiębiorcy czuć komfort psychiczny w razie jakiejkolwiek kontroli zewnętrznej instytucji, np. Urzędu Skarbowego.

Przechowywanie dokumentacji w firmie a RODO
Rate this post

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *